1. Categoría de Solución de Digitalización: Gestión de Clientes

OpenCheck se presenta como una solución integral de digitalización para la Gestión de Clientes dentro del sector hotelero, optimizando la experiencia del cliente a través de un sistema de kioskos de autocheck-in, que permite a los huéspedes realizar su registro de manera autónoma. Esto no solo mejora la satisfacción del cliente, sino que también optimiza los procesos internos del hotel, reduciendo costos operativos y tiempos de espera.

2. Nombre de la Solución

OpenCheck – Sistema de Autocheck-in para Hoteles

3. Descripción de la Solución y Servicios Ofrecidos

3.1. Funcionalidades Principales
Nuestra solución está pensada para cubrir todos los aspectos esenciales de la Gestión de Clientes en el entorno hotelero, ayudando a digitalizar y automatizar el proceso de interacción con los huéspedes. A continuación se detallan las funcionalidades específicas que cumple OpenCheck para esta categoría:

Gestión de Clientes

Registro de Huéspedes:
OpenCheck permite el registro autónomo de huéspedes mediante kioskos de autocheck-in. Los clientes pueden introducir sus datos personales y preferencias de manera segura y rápida, sin necesidad de interactuar directamente con el personal de recepción.

Ejemplo: El huésped introduce su nombre, documento de identidad (pasaporte o DNI), y selecciona sus preferencias (habitaciones, servicios adicionales) directamente en el kiosko.

Actualización de Datos:

Los clientes pueden modificar o actualizar su información en cualquier momento a través del kiosko. Esto incluye la actualización de sus datos personales, preferencias de habitación y otros detalles relevantes para la estancia.

Ejemplo: Si un huésped cambia de habitación o realiza una solicitud especial, como una cama adicional, el sistema refleja automáticamente estos cambios en tiempo real.

Gestión de Clientes Potenciales (Leads)

Captura Automática de Leads

OpenCheck captura datos de clientes potenciales a través de reservas online e integraciones con plataformas de reservas. Cuando un cliente inicia una reserva, pero no la finaliza, el sistema registra este cliente como un lead, lo que permite realizar seguimientos automatizados.

Ejemplo: Si un huésped inicia su proceso de reserva y abandona la página, el sistema de OpenCheck recoge este dato y el personal comercial puede hacer un seguimiento, ofreciendo promociones o recordatorios.
Segmentación de Leads:

La solución permite la segmentación de los leads según diferentes criterios: comportamiento de reserva, frecuencia de estancias previas, preferencias de habitación, entre otros, facilitando el envío de campañas personalizadas.

Ejemplo: Los leads que han mostrado interés en una suite pueden recibir ofertas relacionadas con esa categoría de habitación.

Gestión de Oportunidades

Creación y Seguimiento de Oportunidades:
OpenCheck facilita la gestión de oportunidades a través de la automatización de la venta de servicios adicionales (como upgrades de habitación, paquetes turísticos, etc.) durante el check-in. El sistema envía ofertas y servicios personalizados en función de los datos obtenidos durante la interacción con el huésped.

Ejemplo: Si un huésped selecciona una habitación estándar en su reserva, el sistema podría ofrecerle un upgrade a una habitación superior o un paquete de spa con descuento.

Automatización de Ofertas y Promociones:

A través de la integración con el sistema de gestión del hotel (PMS), OpenCheck envía automáticamente ofertas personalizadas y realiza un seguimiento de la conversión de estas oportunidades en ventas efectivas.

Ejemplo: Si un huésped opta por una oferta especial durante el proceso de check-in, el sistema genera automáticamente la factura de esos servicios adicionales.

Acciones y Tareas Comerciales

Creación Automática de Tareas:

OpenCheck genera acciones comerciales automáticas basadas en el comportamiento del cliente. Por ejemplo, si un huésped realiza una solicitud especial durante el check-in (como una cuna), el sistema crea una tarea para el personal de limpieza o recepción.

Ejemplo: Si un huésped solicita información sobre una excursión, el sistema genera automáticamente una tarea para enviarle la información detallada, incluyendo horarios, precios y beneficios.

Seguimiento de Actividades Comerciales:

El sistema permite seguir el progreso de las acciones comerciales realizadas, generando informes detallados sobre las interacciones con los clientes y las conversiones de oportunidades en ventas.

Reporting y Seguimiento Comercial

Generación de Informes Comerciales:

OpenCheck permite la generación de informes completos y detallados sobre la actividad comercial en el hotel, desde el número de huéspedes que han reservado servicios adicionales hasta los ingresos generados por estas ventas.

Ejemplo: Un informe semanal puede mostrar cuántos huéspedes han aceptado una oferta de upgrade de habitación, permitiendo al administrador tomar decisiones informadas.
Monitoreo de Desempeño de Ofertas:

El sistema proporciona informes de seguimiento sobre la efectividad de las campañas comerciales, mostrando qué ofertas y servicios han tenido mayor aceptación entre los huéspedes.

Gestión Documental

Almacenamiento y Gestión de Documentos:

OpenCheck captura y almacena de forma digital los documentos legales requeridos por las autoridades locales (por ejemplo, el documento de identidad de los huéspedes), así como otros documentos relevantes, como contratos o registros de servicios adicionales.

Ejemplo: Al realizar el check-in, el huésped presenta su pasaporte, que es escaneado y almacenado de manera segura en el sistema.
Acceso y Consulta de Documentos:
Los documentos almacenados son fácilmente accesibles para el personal autorizado, y el sistema proporciona una gestión documental eficiente y segura.

Integración con Plataformas Externas

Conexión con Sistemas de Gestión del Hotel (PMS):
OpenCheck se integra con los principales PMS (Property Management Systems) del mercado, garantizando una sincronización completa de la información de clientes y reservas. Esto permite una visión global de la interacción con cada huésped.

Ejemplo: Los datos introducidos en el kiosko durante el check-in se reflejan en tiempo real en el sistema de gestión del hotel (PMS), facilitando la operación y seguimiento de la estancia.

Integración con Plataformas de Reservas:

OpenCheck también está integrado con las plataformas de reservas en línea, como Booking.com o Airbnb, lo que asegura que los datos del cliente se actualicen automáticamente en el sistema al confirmar una reserva.

Cumplimiento Normativo

Cumplimiento con el RGPD:

OpenCheck garantiza que todos los datos personales de los huéspedes sean gestionados conforme a la legislación vigente en cuanto a protección de datos (RGPD).

Ejemplo: Durante el check-in, el huésped debe aceptar explícitamente los términos y condiciones y dar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales.
Seguridad de los Datos:
La solución emplea cifrado de alta seguridad y almacenamiento en servidores certificados para garantizar que los datos personales estén protegidos en todo momento.

Registro Legal de Huéspedes:

El sistema también cumple con los requisitos legales del registro de huéspedes, generando automáticamente los informes que deben enviarse a las autoridades locales.

4. Precio o Rango de Precios de la Solución

Precio Base de Instalación de Kioskos:

Desde 2.500€ por dispositivo, incluyendo la instalación y configuración básica.

Servicios Adicionales:

Personalización del Sistema: Desde 1.000€ adicionales, dependiendo de la complejidad de las integraciones necesarias con el PMS del hotel.
Soporte Técnico: Incluido durante el primer año, con opciones de soporte extendido a partir de 500€ al año.

5. Información Adicional

Beneficios de OpenCheck:

OpenCheck ofrece no solo una digitalización eficiente del proceso de check-in, sino también una optimización del tiempo del personal y una mejora en la experiencia del huésped.

Soporte Continuo y Actualizaciones:

Proporcionamos actualizaciones regulares de software y soporte técnico durante el primer año. Además, el sistema se actualiza automáticamente para garantizar el cumplimiento normativo y la integración con nuevas plataformas.

Este documento cumple con todos los requisitos establecidos en el Anexo IV de la Orden ETD/1498/2021, proporcionando una solución completa para la Gestión de Clientes en el sector hotelero, optimizando tanto la experiencia del huésped como los procesos internos del hotel.

6. Cumplimiento del Anexo IV

Categoría: Gestión de Clientes

OpenCheck automatiza y optimiza la interacción con los clientes a través de kioskos de autocheck-in y la integración con sistemas de gestión hotelera (PMS). Esto permite una experiencia más rápida, cómoda y eficiente para los huéspedes, mientras se reducen los costes operativos del hotel.

Cumplimiento de Requisitos

1. Gestión de Clientes:

   • OpenCheck permite almacenar y consultar datos de cada cliente desde su primer registro en el sistema. Estos datos incluyen información personal, preferencias y solicitudes específicas realizadas durante la reserva o el check-in.
   • Ejemplo: Un huésped que solicita un upgrade de habitación puede ver su petición reflejada automáticamente en el sistema.

2. Gestión de Leads (Clientes Potenciales):

   • Capturamos leads automáticamente a través de las reservas realizadas en línea, integrándonos con las plataformas de reservas y PMS.
   • Ejemplo: Un cliente que inicia una reserva sin completarla es registrado como lead, permitiendo al hotel enviar recordatorios o promociones personalizadas.

3. Gestión de Oportunidades:

   • Durante el check-in, el kiosko puede sugerir automáticamente servicios adicionales, como paquetes de spa o late check-out, y gestionar la aceptación y facturación en tiempo real.

4. Acciones y Tareas Comerciales:

   • OpenCheck automatiza tareas específicas como el envío de alertas al personal (limpieza, mantenimiento) basadas en las necesidades del cliente.

5. Reporting y Seguimiento Comercial:

   • El sistema genera informes claros sobre el estado de ocupación, servicios adicionales vendidos y satisfacción del cliente.
   • Ejemplo: Un administrador puede consultar un informe diario para analizar qué servicios generan mayores ingresos.

6. Gestión Documental:

   • OpenCheck almacena digitalmente los documentos obligatorios (DNI, pasaporte) de manera segura y accesible, facilitando auditorías y consultas posteriores.

7. Integración con Plataformas Externas:

   • Nuestra solución es compatible con los principales PMS del sector, consolidando datos de clientes en un único sistema.

8. Cumplimiento Normativo:

   • Todos los datos capturados cumplen con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Utilizamos cifrado avanzado y consentimiento explícito del cliente en el kiosko.