Agente digitalizador en gestión de Procesos
Cumplimiento del Anexo IV – Gestión de Procesos – Solución OpenCheck
1. Categoría de Solución de Digitalización: Gestión de Procesos
OpenCheck se presenta como una solución integral de digitalización para la Gestión de Procesos en el sector hotelero, optimizando la operativa diaria mediante kioskos de autocheck-in que automatizan tareas rutinarias y permiten una mejor coordinación entre departamentos. Esta herramienta reduce significativamente el tiempo empleado en procesos manuales, minimiza errores humanos y mejora la experiencia tanto para huéspedes como para el personal del hotel.
2. Nombre de la Solución
OpenCheck – Sistema de Autocheck-in y Gestión Operativa para Hoteles
3. Descripción de la Solución y Servicios Ofrecidos
3.1. Funcionalidades Principales
Nuestra solución está diseñada para transformar los procesos internos del hotel, proporcionando herramientas que mejoran la eficiencia operativa y eliminan tareas redundantes. A continuación, se describen las funcionalidades principales de OpenCheck para la Gestión de Procesos:
####### Gestión Automática de Procesos Internos
Automatización del Check-in/Check-out:
OpenCheck elimina la necesidad de realizar estas operaciones manualmente, ofreciendo una experiencia completamente automatizada mediante kioskos.- Ejemplo: Los huéspedes pueden realizar su check-in y check-out de manera autónoma, lo que reduce el tiempo de espera en recepción y optimiza el flujo de trabajo del personal.
Asignación Automática de Habitaciones:
El sistema asigna habitaciones automáticamente en función de las preferencias del cliente y la disponibilidad en tiempo real, garantizando una experiencia fluida.- Ejemplo: Si un huésped solicita una habitación con vistas al mar, OpenCheck verifica la disponibilidad y realiza la asignación al momento.
####### Gestión de Recursos Humanos
- Notificaciones al Personal:
OpenCheck puede facilitar la coordinación de tareas mediante la actualización en tiempo real del estado de las habitaciones en el PMS, pero no genera planes diarios de trabajo ni tareas automáticas para el personal.- Ejemplo: Cuando un huésped completa el check-out, el sistema actualiza el estado de la habitación en el PMS, permitiendo al equipo de limpieza saber que está disponible para ser preparada.
####### Monitorización en Tiempo Real
- Estado Operativo del Hotel:
OpenCheck ofrece una vista centralizada y en tiempo real del estado del hotel, incluyendo ocupación y el estado de las habitaciones, pero no genera alertas automáticas ni notificaciones de incidencias.- Ejemplo: Un administrador puede verificar en cualquier momento qué habitaciones están ocupadas y cuáles están listas para asignarse.
####### Gestión Documental
Almacenamiento de Documentos Operativos:
OpenCheck permite almacenar registros básicos relacionados con la operativa del hotel, como la actualización del estado de las habitaciones en el PMS, pero no incluye protocolos de desinfección ni manuales operativos.- Ejemplo: El equipo de limpieza registra el momento en que se completa la limpieza de una habitación para que conste como disponible en el PMS.
Digitalización de Registros:
Los registros de entrada, salida y estado de las habitaciones se actualizan automáticamente en el sistema, eliminando la necesidad de mantener registros físicos.- Ejemplo: El sistema registra automáticamente el check-out de un huésped, actualizando la disponibilidad de la habitación en el PMS.
####### Integración con Sistemas Externos
Conexión con Sistemas de Gestión del Hotel (PMS):
OpenCheck se integra con herramientas de gestión de propiedades como Cloudbeds o Avirato, consolidando toda la información operativa del hotel en un solo sistema.- Ejemplo: Los datos de una reserva se actualizan automáticamente en el PMS tras realizar el check-in en el kiosko.
Integración con Plataformas de Reservas:
OpenCheck sincroniza la información con plataformas externas como Booking.com o Expedia para garantizar que los procesos internos estén alineados con las reservas en tiempo real.
####### Reporting y Análisis de Procesos
- Tablas y Calendarios Operativos:
OpenCheck proporciona tablas y calendarios que resumen la actividad operativa del hotel, pero no genera informes detallados sobre procesos ni identifica cuellos de botella.- Ejemplo: El personal puede consultar un calendario actualizado para ver qué habitaciones están disponibles o en proceso de limpieza.
####### Cumplimiento Normativo
Cumplimiento con Regulaciones de Seguridad y Salud:
Algunos de los kioskos y dispositivos de OpenCheck cuentan con el Marcado CE (Comunidad Europea), cumpliendo con las regulaciones pertinentes de seguridad.Gestión Segura de Datos:
Todos los datos relacionados con los procesos se almacenan de manera segura, cumpliendo con el RGPD y otras normativas aplicables.
4. Precio o Rango de Precios de la Solución
Precio Base de Instalación de Kioskos:
Desde 2.500€ por dispositivo, incluyendo la instalación y configuración básica.Servicios Adicionales:
- Personalización del Sistema: Desde 1.000€, dependiendo de los requisitos específicos del cliente.
- Soporte Técnico: Incluido durante el primer año, con opciones de soporte extendido a partir de 500€ al año.
- Integraciones Adicionales: Desde 500€ según las plataformas externas que necesiten conectarse.
Estos precios son aproximados y pueden variar con el tiempo según las condiciones del mercado y las necesidades del cliente.
5. Información Adicional
Optimización del Tiempo del Personal:
Al automatizar procesos clave, OpenCheck reduce la carga de trabajo del personal, permitiéndoles enfocarse en tareas que requieren interacción directa con los clientes.Mejora de la Experiencia del Cliente:
Los huéspedes disfrutan de una experiencia más fluida, sin tiempos de espera innecesarios ni errores en la gestión de reservas.Adaptabilidad a Diferentes Tamaños de Hotel:
OpenCheck puede escalarse para adaptarse a hoteles pequeños, medianos o grandes, personalizando las funcionalidades según las necesidades del cliente.
6. Cumplimiento del Anexo IV
Categoría: Gestión de Procesos
OpenCheck automatiza y optimiza los procesos internos del hotel, reduciendo errores, mejorando la eficiencia y garantizando una mejor experiencia tanto para el personal como para los huéspedes. Nuestra integración con herramientas como Cloudbeds o Avirato permite consolidar toda la información operativa del hotel en un único sistema, facilitando la gestión centralizada de las operaciones.
