1. Categoría de Solución de Digitalización: Gestión de Procesos

OpenCheck se presenta como una solución integral de digitalización para la Gestión de Procesos en el sector hotelero, optimizando la operativa diaria mediante kioskos de autocheck-in que automatizan tareas rutinarias y permiten una mejor coordinación entre departamentos. Esta herramienta reduce significativamente el tiempo empleado en procesos manuales, minimiza errores humanos y mejora la experiencia tanto para huéspedes como para el personal del hotel.

2. Nombre de la Solución

OpenCheck – Sistema de Autocheck-in y Gestión Operativa para Hoteles

3. Descripción de la Solución y Servicios Ofrecidos

3.1. Funcionalidades Principales

Nuestra solución está diseñada para transformar los procesos internos del hotel, proporcionando herramientas que mejoran la eficiencia operativa y eliminan tareas redundantes. A continuación, se describen las funcionalidades principales de OpenCheck para la Gestión de Procesos:

Gestión Automática de Procesos Internos

• Automatización del Check-in/Check-out:
  OpenCheck elimina la necesidad de realizar estas operaciones manualmente, ofreciendo una experiencia completamente automatizada mediante kioskos.

  • Ejemplo: Los huéspedes pueden realizar su check-in y check-out de manera autónoma, lo que reduce el tiempo de espera en recepción y optimiza el flujo de trabajo del personal.

• Asignación Automática de Habitaciones:
  El sistema asigna habitaciones automáticamente en función de las preferencias del cliente y la disponibilidad en tiempo real, garantizando una experiencia fluida.

  • Ejemplo: Si un huésped solicita una habitación con vistas al mar, OpenCheck verifica la disponibilidad y realiza la asignación al momento.

Gestión de Recursos Humanos

• Notificaciones Automáticas al Personal:
  OpenCheck genera notificaciones en tiempo real para los equipos responsables (limpieza, mantenimiento, recepción) cuando se producen cambios en las reservas o solicitudes específicas.

  • Ejemplo: Cuando un huésped completa el check-out, el sistema avisa automáticamente al equipo de limpieza para preparar la habitación para el próximo cliente.

• Planificación de Tareas:
  El sistema facilita la planificación diaria de tareas para el personal, asegurando una distribución eficiente del trabajo.

  • Ejemplo: OpenCheck genera un plan diario para el equipo de limpieza, priorizando las habitaciones que se necesitarán antes.

Monitorización en Tiempo Real

• Estado Operativo del Hotel:
  OpenCheck ofrece una vista centralizada y en tiempo real del estado del hotel, incluyendo ocupación, tareas pendientes y el estado de las habitaciones.

  • Ejemplo: Un administrador puede verificar en cualquier momento qué habitaciones están ocupadas, cuáles están siendo limpiadas y cuáles están listas para asignarse.

• Alertas de Incidencias:
  El sistema genera alertas automáticas cuando se detectan problemas o incidencias en el proceso operativo.

  • Ejemplo: Si una habitación asignada tiene un problema técnico, OpenCheck notifica al personal de mantenimiento inmediatamente.

Gestión Documental

• Almacenamiento de Documentos Operativos:
  OpenCheck permite almacenar digitalmente todos los documentos relacionados con los procesos operativos, como manuales de limpieza, informes de mantenimiento o protocolos de recepción.

  • Ejemplo: Si el equipo de limpieza necesita verificar un protocolo de desinfección, puede acceder al documento directamente desde el sistema.

• Digitalización de Registros:
  Los registros de entrada, salida y tareas completadas se almacenan automáticamente, eliminando la necesidad de mantener registros físicos.

  • Ejemplo: El sistema registra automáticamente el momento exacto en que se completa la limpieza de una habitación.

Integración con Sistemas Externos

• Conexión con Sistemas de Gestión del Hotel (PMS):
  OpenCheck se integra con los principales PMS (Property Management Systems), sincronizando los datos de procesos y reservas para garantizar una gestión eficiente.

  • Ejemplo: Los datos de una reserva se actualizan automáticamente en el sistema operativo del hotel tras realizar el check-in en el kiosko.

• Integración con Plataformas de Reservas:
  OpenCheck sincroniza la información con plataformas externas como Booking.com o Expedia para garantizar que los procesos internos estén alineados con las reservas en tiempo real.

Reporting y Análisis de Procesos

• Generación de Informes Operativos:
  OpenCheck permite la creación de informes detallados sobre los procesos operativos, facilitando la toma de decisiones basadas en datos.

  • Ejemplo: Un informe semanal puede mostrar cuánto tiempo promedio se dedica a limpiar una habitación y cómo optimizarlo.

• Identificación de Cuellos de Botella:
  El sistema analiza automáticamente los procesos para identificar áreas de mejora.

  • Ejemplo: Si el tiempo de respuesta del equipo de mantenimiento es mayor al esperado, OpenCheck lo detecta y genera sugerencias para mejorar.

Cumplimiento Normativo

• Cumplimiento con Regulaciones de Seguridad y Salud:
  OpenCheck asegura que todos los procesos internos cumplan con las normativas locales de seguridad y salud, registrando auditorías y controles de calidad.

  • Ejemplo: El sistema verifica que las habitaciones cumplan con los estándares de limpieza antes de ser asignadas a nuevos huéspedes.

• Gestión Segura de Datos:
  Todos los datos relacionados con los procesos se almacenan de manera segura, cumpliendo con el RGPD y otras normativas aplicables.

4. Precio o Rango de Precios de la Solución

• Precio Base de Instalación de Kioskos:
  Desde 2.500€ por dispositivo, incluyendo la instalación y configuración básica.

• Servicios Adicionales:

  • Personalización del Sistema: Desde 1.000€, dependiendo de los requisitos específicos del cliente.
  • Soporte Técnico: Incluido durante el primer año, con opciones de soporte extendido a partir de 500€ al año.
  • Integraciones Adicionales: Desde 500€ según las plataformas externas que necesiten conectarse.

5. Información Adicional

• Optimización del Tiempo del Personal:
  Al automatizar procesos clave, OpenCheck reduce la carga de trabajo del personal, permitiéndoles enfocarse en tareas que requieren interacción directa con los clientes.

• Mejora de la Experiencia del Cliente:
  Los huéspedes disfrutan de una experiencia más fluida, sin tiempos de espera innecesarios ni errores en la gestión de reservas.

• Adaptabilidad a Diferentes Tamaños de Hotel:
  OpenCheck puede escalarse para adaptarse a hoteles pequeños, medianos o grandes, personalizando las funcionalidades según las necesidades del cliente.

6. Cumplimiento del Anexo IV

Categoría: Gestión de Procesos

OpenCheck digitaliza y automatiza los procesos operativos del hotel, reduciendo la carga administrativa y permitiendo al personal centrarse en ofrecer un mejor servicio al cliente.

Cumplimiento de Requisitos

1. Digitalización y Automatización de Procesos:

   • OpenCheck automatiza el check-in, el check-out y la gestión de pagos. También crea automáticamente los registros obligatorios requeridos por las autoridades locales.
   • Ejemplo: Al realizar el check-in, el kiosko registra los datos del huésped y genera el parte obligatorio, enviándolo directamente a las autoridades.

2. Integración con Plataformas Externas:

   • Nos integramos con herramientas de contabilidad, inventarios y logística, consolidando toda la información operativa del hotel en un solo sistema.

3. Actualizable:

   • Las actualizaciones de software incluyen mejoras continuas, como nuevas integraciones o funcionalidades (ejemplo: reconocimiento facial para check-in más rápido).

4. Escalable:

   • Diseñamos soluciones adaptables, que permiten añadir más kioskos o ampliar funcionalidades según crezca el negocio.

5. Cumplimiento Normativo:

   • Nuestro sistema asegura el cumplimiento de normativas locales y europeas. Por ejemplo, todos los datos de registro se almacenan de manera segura y cumplen con la normativa sobre protección de datos.

 

Ventajas Tangibles de OpenCheck

• Ahorro de Tiempo: El registro automatizado reduce las colas en recepción, mejorando la experiencia del cliente.
• Reducción de Costos: Digitalizamos tareas administrativas, permitiendo al personal centrarse en tareas de mayor valor.
• Incremento de Ingresos: Ofrecemos servicios adicionales en el kiosko, como upgrades de habitación o venta de paquetes turísticos.
• Cumplimiento Total: Aseguramos que el hotel cumpla con todas las normativas, evitando sanciones y problemas legales.

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Con estas características, OpenCheck se posiciona como un aliado estratégico para la transformación digital de hoteles y alojamientos turísticos, alineándose con los requisitos mínimos del Anexo IV del programa Kit Digital.